Γιατί συμβαίνει αυτό?
Δυστυχώς, ξεκάθαρη απάντηση δεν υπάρχει. Υπάρχουν πολλοί παράγοντες που επηρεάζουν την ηλεκτρονική αλληλογραφία και δεν μπορούμε να τους ελέγξουμε. Σε πολλές περιπτώσεις είναι θέμα ρυθμίσεων στο mail server του παραλήπτη.
Κάθε server που δέχεται ένα e-mail, λειτουργεί με έναν αλγόριθμο προκειμένου να αποδεχθεί ή να απορρίψει ένα εισερχόμενο e-mail. Κάθε Mail Provider (Gmail, Yahoo, Hotmail, κλπ) αλλά και όλοι οι mail servers, λειτουργούν με δικό τους αλγόριθμο, έχοντας διαφορετικούς τύπους κανόνων προστασίας για την ανίχνευση των e-mail που είναι spam και αυτών που δεν είναι.
Για τον λόγο αυτό, αν στείλετε το ίδιο e-mail από τον εταιρικό σας λογαριασμό σε διαφορετικούς παραλήπτες, είναι βέβαιο ότι, θα υπάρξει διαφορετική αντιμετώπιση από τον κάθε mail provider.
Ποιοι παράγοντες καθορίζουν το αποτέλεσμα?
Ο σημαντικότερος παράγοντας είναι η φήμη του server αποστολής. Συνιστάται να γίνει έλεγχος της φήμης του domain name και της IP του e-mail server, για να έχετε μία εικόνα για την αποτελεσματικότητα της αποστολής.
Η συμπεριφορά του mail server
Σε περίπτωση που ένας mail server χρησιμοποιείται για αποστολή SPAM e-mails ή έχει χακαριστεί, τότε η φήμη του server αμαυρώνεται, με αποτέλεσμα να υπάρχει πρόβλημα παράδοσης e-mail από τον συγκεκριμένο mail server.
Η IP του server
Υπάρχει το ενδεχόμενο η IP του server σας να είναι blacklisted. Οπότε τα e-mails που φεύγουν από την συγκεκριμένη IP είναι πιθανό να έχουν πρόβλημα παράδοσης.
Η ηλικία του domain name
Είναι σημαντικός παράγοντας η ηλικία του domain name σας. Για παράδειγμα, 5 μέρες μετά την κατοχύρωσή του, ένα νέο domain name θεωρείται ύποπτο έως ότου αποκτήσει θετική φήμη. Σημειώστε ότι ένα domain name χρειάζεται 1-2 μήνες, περίπου, για να αποκτήσει reputation.
Οι αντιδράσεις των παραληπτών σε προηγούμενα e-mail
Ο τρόπος που θα αντιδράσουν στα e-mail σας οι παραλήπτες, είναι πολύ σημαντικός παράγοντας. Σε περίπτωση που έχετε αυξημένα compliant rates, είναι λογικό πως θα μειωθεί η φήμη του server.
Το Bounce Rate
Το Bounce Rate αφορά το ποσοστό των e-mail του οποίου ο παραλήπτης είναι ανενεργός. Όσο πιο υψηλό είναι το Bounce Rate τόσο μειώνεται το reputation του server σας. Το αποδεκτό επίπεδο Bounce Rate είναι 5%.
Τί μπορείτε να κάνετε
Αναφορικά με το χαρακτηρισμό των απεσταλμένων σας ως SPAM σας πληροφορούμε για συγκεκριμένες συνθήκες, που σας προτείνουμε να πληρούν τα εξερχόμενα e-mail σας, ώστε να αποφεύγεται ο χαρακτηρισμός αυτός:
α) μη χρησιμοποιείτε Κεφαλαία περιεχόμενα,
β) δομήστε τα περιεχόμενα του e-mail σας με τη κατάλληλη μορφή, αποφεύγοντας την επανάληψη των ίδιων λέξεων,
γ) αποφύγετε το απολύτως σύντομο περιεχόμενο, τύπου sms και εμπλουτίστε τα περιεχόμενά του,
δ) συμπιέστε τα συνημμένα αρχεία και εξειδικεύστε το όνομά τους, πχ: F98H02-25P6A_4.zip αντί των συνηθισμένων: attach.zip,
ε) αποφύγετε τη μορφοποίηση των περιεχομένων με χρωματισμούς και μεγέθη κειμένου,
στ) αποφύγετε την εισαγωγή εικόνας χωρίς γραπτά περιεχόμενα,
ζ) ζητήστε από τους βασικούς παραλήπτες να προβούν σε whitelist του e-mail σας και, τέλος,
η) σε περίπτωση πολύ σημαντικού για εσάς e-mail, προβείτε σε εκ των προτέρων έλεγχο με τη χρήση του online tool: https://www.mail-tester.com/
Τηρώντας τα περισσότερα από τα παραπάνω, μπορείτε να μειώσετε πολύ σημαντικά την περίπτωση να καταλήξει το e-mail σας στα ανεπιθύμητα του παραλήπτη σας. Το σύνολο των παραπάνω κανόνων είναι η πλέον κοινή διαδικασία ελέγχου, στην οποία υποβάλλονται τα περιεχόμενα των email είτε κατά την αποστολή είτε κατά την παραλαβή τους από τα ειδικά λογισμικά ελέγχου ανεπιθύμητης αλληλογραφίας και η τήρησή τους είναι η μοναδική λύση για να επιτύχετε τη σωστή επικοινωνία με τους συνεργάτες σας.
Φυσικά υπάρχουν και άλλοι παράγοντες, όπως η μαζική αποστολή, η χρήση κεφαλαίων γραμμάτων στο θέμα, πολλά σημεία στίξης στο θέμα κ.α.
Πάντα θα υπάρχει πιθανότητα κάποιο e-mail να χαρακτηριστεί ανεπιθύμητο. Εμείς φροντίζουμε να κάνουμε όλες τις απαραίτητες ενέργειες για να ελαχιστοποιήσουμε σημαντικά αυτό το ενδεχόμενο.
Επικοινωνήστε με έναν Τεχνικό Σύμβουλο της ROOM 702 για να σας βοηθήσει!